כמעט אף אחד לא פתח עסק בגלל הבק-אופיס. פותחים עסק בשביל המקצוע, המוצר, הלקוחות. אבל מי שמנהל עסק יודע שחלק גדול מהיום לא הולך על הדברים האלה, אלא על מה שמסביבם: חשבוניות, גבייה, מעקב, ניירת.
בהתחלה זה זניח. ככל שהעסק גדל, העבודה המשרדית גדלה איתו, ולרוב מהר יותר. ופתאום הבעלים מגלה שהוא מבלה ערבים שלמים מול מסכים, עסוק בדיוק במה שהכי פחות רצה לעשות.
למה דווקא העבודה הזאת שוחקת
העבודה המשרדית שוחקת לא כי היא קשה, אלא כי היא חוזרת על עצמה ולא נגמרת. כל חודש אותן חשבוניות, אותן תזכורות, אותן התאמות. היא לא דורשת יצירתיות ולא מקדמת את העסק, אבל היא חייבת להיעשות, והיא תמיד שם.
יש לה גם מחיר נסתר. היא מפצלת את הקשב. גם כשבעל העסק לא יושב מול האקסל, חלק ממנו זוכר שצריך לשלוח תזכורת, לבדוק תשלום, לעדכן הזמנה. הראש אף פעם לא לגמרי פנוי.
ההבדל בין לארגן את העבודה לבין להסיר אותה
רוב הכלים מציעים לארגן את העבודה הזאת טוב יותר: עוד לוח, עוד רשימה, עוד תזכורת. אבל ארגון לא מסיר את העבודה, הוא רק מסדר אותה. בסוף עדיין צריך לעשות אותה ביד.
הדרך היחידה להחזיר את הזמן באמת היא לא לארגן את העבודה שחוזרת על עצמה, אלא להפסיק לעשות אותה. כשמערכת קוראת את החשבונית, מנסחת את התזכורת ומעדכנת את ההזמנה, מה שנשאר לבעל העסק הוא לעבור על התוצאה ולאשר אותה. זה לוקח דקות, לא שעות.
הזמן שחוזר אינו חמש דקות פה ושם, אלא השעות השלמות שהיו הולכות על העבודה עצמה.
וכאן העיקר. הזמן הזה לא נעלם, הוא חוזר. חוזר לעסק, למחשבה על הצעד הבא, ולפעמים פשוט לערב פנוי בבית. בעיני בעלי עסקים רבים, זה ההבדל בין עסק ששוחק אותם לבין עסק שהם נהנים ממנו.
- ✓העבודה המשרדית שוחקת כי היא חוזרת, לא נגמרת, ומפצלת קשב
- ✓ארגון העבודה לא מסיר אותה, רק מסדר אותה
- ✓החזרת הזמן האמיתית מגיעה כשמה שחוזר על עצמו מתבצע לבד